Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

• TLAPKA VENKU
• Sídlo / místo podnikání: Ostrava
• E-mail: tlapkavenku@gmail.com
• Telefon: +420 773 202 061

dále jen „Správce“ nebo „TLAPKA VENKU“.

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů v souvislosti s provozem webových stránek, rezervačního systému, klientského účtu a poskytováním služeb venčení a domácí péče o psy.

Tyto zásady se vztahují zejména na:

• zákazníky TLAPKA VENKU
• osoby vytvářející rezervaci
• uživatele klientského účtu
• osoby komunikující s TLAPKA VENKU
• osoby uvedené zákazníkem jako nouzový kontakt
• návštěvníky webových stránek

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, které části služby využíváte.

Identifikační a kontaktní údaje – můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení
• e-mailovou adresu
• telefonní číslo
• preferovaný způsob kontaktu

Tyto údaje používáme zejména pro vytvoření rezervace, komunikaci a správu zákaznického účtu.

Pro poskytnutí služby zpracováváme zejména:

• ulici a číslo domu
• PSČ
• městskou část
• údaje potřebné k ověření dostupnosti lokality
• případně GPS souřadnice adresy získané prostřednictvím mapové nebo geokódovací služby

Adresa je potřebná zejména proto, že TLAPKA VENKU poskytuje službu přímo v místě, kde pes žije. Údaje o poloze používáme také pro plánování návštěv a tras mezi zákazníky.

V souvislosti s rezervací můžeme zpracovávat zejména:

• rezervační číslo
• objednanou službu
• datum nebo týden služby
• zvolené časové okno
• počet návštěv
• lokalitu
• cenu
• stav rezervace
• požadavky na změnu rezervace
• historii rezervací

Tyto údaje jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy mezi zákazníkem a TLAPKA VENKU.

V rámci profilu psa můžeme zpracovávat zejména:

• jméno psa
• fotografii
• plemeno
• věk
• pohlaví
• hmotnost
• způsob reakce na jiné psy
• způsob reakce na cizí osoby
• historii pokousání
• popis rizikových situací
• informace o vodítku a vybavení
• povely
• preference při venčení
• informace o tom, co pes během venčení nesmí
• zdravotní omezení psa
• alergie
• léky
• údaje o veterináři
• další instrukce zákazníka

Tyto informace používáme výhradně v rozsahu potřebném k bezpečnému a správnému poskytnutí služby.

Profil psa může být uložen v klientském účtu, aby jej zákazník nemusel při každé další rezervaci vyplňovat znovu.

Pokud poskytování služby vyžaduje vstup do domácnosti zákazníka, můžeme zpracovávat informace potřebné k dohodnutému způsobu vstupu, například:

• způsob předání klíčů
• informace o umístění klíčů
• přístupový kód
• informace o čipu
• informace o chytrém zámku
• instrukce související s alarmem nebo vstupem

Tyto informace používáme výhradně za účelem provedení objednané služby. Přístup k nim mají pouze osoby, které je skutečně potřebují k provedení konkrétní služby.

Údaje o přístupu uchováváme pouze po dobu, kdy jsou pro poskytování služby potřebné. Pokud zákazník dlouhodobý přístup nepožaduje, budou po ukončení potřeby přístupu odstraněny.

TLAPKA VENKU neoznačuje převzaté klíče jménem zákazníka ani adresou.

Zákazník může dobrovolně uvést nouzový kontakt. Můžeme v takovém případě zpracovávat:

• jméno kontaktní osoby
• telefonní číslo

Nouzový kontakt není povinný. Pokud jej zákazník uvede, měl by dotčenou osobu informovat, že její kontaktní údaje poskytl TLAPKA VENKU.

Údaj používáme pouze tehdy, pokud je potřebný v souvislosti s péčí o psa nebo mimořádnou situací a zákazníka není možné přiměřeně rychle zastihnout.

Právním základem tohoto zpracování je zejména oprávněný zájem na bezpečném poskytování služby a řešení mimořádných situací; v akutní situaci mohou přicházet v úvahu také životně důležité zájmy dotčených osob.

Během návštěvy můžeme pořizovat fotografie psa. Fotografie slouží zejména:

• jako součást reportu zákazníkovi
• k doložení průběhu služby
• případně k identifikaci psa v klientském účtu

Fotografie pořízená v rámci služby není automaticky určena k marketingovému použití.

Pokud bychom chtěli konkrétní fotografii využít například na sociálních sítích, v reklamě nebo jiné veřejné komunikaci a byl k tomu potřeba samostatný právní titul nebo souhlas, budeme takový účel řešit odděleně.

Součástí služby může být GPS záznam průběhu venčení. Můžeme zpracovávat zejména:

• trasu venčení
• čas začátku a konce
• délku návštěvy
• přibližnou vzdálenost

GPS záznam slouží zejména jako informace zákazníkovi o průběhu objednané služby a pro provozní kontrolu jejího provedení. GPS data nepoužíváme k systematickému sledování pohybu zákazníka.

Po provedené návštěvě může být vytvořen report obsahující například:

• čas návštěvy
• délku venčení
• GPS trasu
• fotografie
• stav vody
• informaci o krmení
• krátkou zprávu o průběhu služby

Report je dostupný zákazníkovi prostřednictvím klientského účtu, e-mailu nebo jiným dohodnutým způsobem.

V souvislosti s úhradou služby můžeme zpracovávat zejména:

• cenu
• zvolený způsob platby
• stav platby
• datum úhrady
• identifikaci platby
• číslo související rezervace
• údaje potřebné pro vystavení účetního nebo platebního dokladu

Pokud zákazník platí kartou prostřednictvím externí platební brány, TLAPKA VENKU standardně nepotřebuje ukládat kompletní údaje o platební kartě. Tyto údaje zpracovává poskytovatel platebních služeb podle svých podmínek a pravidel ochrany osobních údajů.

TLAPKA VENKU může zákazníkům poskytovat klientský účet. V klientském účtu mohou být dostupné zejména:

• nadcházející rezervace
• historie rezervací
• profily psů
• reporty
• kontaktní údaje
• adresa
• informace o platbě
• platební nebo účetní doklady

Účet může být založen na základě e-mailové adresy použité při rezervaci. Nechceme po zákazníkovi, aby stejné údaje při každé rezervaci vyplňoval znovu.

Klientská část může používat přihlášení bez klasického hesla. Zákazník zadá svou e-mailovou adresu a obdrží například jednorázový ověřovací kód nebo přihlašovací odkaz.

Za tímto účelem můžeme zpracovávat:

• e-mailovou adresu
• jednorázové ověřovací tokeny nebo kódy
• údaje o přihlášení
• technické bezpečnostní záznamy

Ověřovací kódy a tokeny jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou k ověření přihlášení.

Při používání webu nebo klientského účtu mohou být automaticky zaznamenávány technické údaje, například:

• IP adresa
• datum a čas přístupu
• informace o prohlížeči a zařízení
• bezpečnostní logy
• informace o chybách
• údaje o přihlášení

Používáme je zejména pro:

• bezpečný provoz webu
• prevenci zneužití
• řešení technických problémů
• ochranu klientských účtů
• ochranu právních nároků

Pokud nás kontaktujete, můžeme uchovávat obsah související komunikace. Může jít například o:

• e-maily
• zprávy týkající se rezervace
• požadavek „Potřebuji změnu“
• reklamaci
• bezpečnostní nebo provozní instrukce

Komunikaci používáme především k vyřízení vašeho požadavku a k doložení průběhu smluvního vztahu.

Osobní údaje získáváme zejména:

• přímo od zákazníka
• z rezervačního formuláře
• z klientského účtu
• z komunikace se zákazníkem
• z průběhu poskytování služby
• z platebního systému
• z technických systémů nezbytných pro provoz webu

Údaje nouzového kontaktu získáváme od zákazníka. GPS data, fotografie a reporty vznikají při samotném poskytování služby.

Uzavření a plnění smlouvy – údaje používáme zejména pro:

• vytvoření rezervace
• komunikaci o rezervaci
• příjezd na správnou adresu
• péči o psa
• správu zákaznického účtu
• vytvoření reportu
• evidenci platby

Právním základem je zejména plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

Plnění právních povinností – některé údaje musíme zpracovávat například pro účetnictví, daně, reklamace a plnění dalších právních povinností. Právním základem je plnění právní povinnosti.

Oprávněné zájmy – některé údaje můžeme zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu, zejména za účelem:

• ochrany majetku a právních nároků
• zabezpečení webu a klientských účtů
• prevence podvodů a zneužití
• řešení sporů
• bezpečného provedení služby
• základního interního vyhodnocování provozu

Takové zpracování provádíme pouze tehdy, pokud nad naším zájmem nepřevažují práva a svobody dotčené osoby.

Souhlas – používáme pouze v případech, kde je skutečně vhodným právním základem. Může jít například o marketingové e-maily, pokud k nim nemáme jiný zákonný důvod, určité veřejné marketingové použití fotografie nebo analytické a marketingové cookies.

Poskytnutí základní služby není podmíněno souhlasem se zpracováním, které pro službu není nezbytné.

Některé údaje jsou nutné k tomu, abychom službu vůbec mohli poskytnout. Patří mezi ně typicky:

• jméno
• telefon nebo e-mail
• adresa služby
• potřebné údaje o psovi
• termín a rozsah rezervace

Bez těchto údajů nemusí být možné smlouvu uzavřít nebo službu bezpečně provést.

Jiné údaje jsou dobrovolné, například fotografie psa, nouzový kontakt nebo některé doplňující poznámky.

Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny osobám nebo společnostem, které nám pomáhají službu provozovat. Může jít zejména o:

• osoby pověřené provedením konkrétní návštěvy
• poskytovatele hostingu a cloudových služeb
• poskytovatele databázových služeb
• poskytovatele autentizace
• poskytovatele e-mailových služeb
• poskytovatele platebních služeb
• poskytovatele mapových a geokódovacích služeb
• účetní nebo daňové poradce
• IT dodavatele
• právní poradce
• orgány veřejné moci, pokud předání vyžaduje právní předpis

Každému příjemci poskytujeme pouze rozsah údajů potřebný pro jeho konkrétní úkol. Externí zpracovatelé jsou smluvně zavázáni zpracovávat údaje pouze podle pokynů správce a zajistit jejich odpovídající zabezpečení.

Pokud konkrétní službu provádí osoba pověřená TLAPKA VENKU, může mít přístup pouze k údajům nezbytným pro provedení dané návštěvy. Může se jednat například o:

• jméno psa
• adresu
• časové okno
• instrukce k přístupu
• informace o chování psa
• potřebné bezpečnostní nebo zdravotní instrukce
• kontakt na zákazníka nebo nouzový kontakt, pokud je to potřebné

Pověřená osoba nemá přístup k údajům, které pro výkon služby nepotřebuje.

Někteří technologičtí poskytovatelé mohou mít infrastrukturu nebo subdodavatele mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud dochází k předávání osobních údajů mimo EHP, zajistíme odpovídající právní mechanismus podle GDPR, například:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany
• standardní smluvní doložky
• jiný mechanismus povolený právními předpisy

Osobní údaje neuchováváme déle, než je potřebné pro daný účel. Orientační retenční pravidla jsou následující:

Rezervace a smluvní údaje – po dobu trvání smluvního vztahu a následně zpravidla 3 roky od poslední relevantní služby nebo ukončení vztahu, není-li nutné údaje uchovat déle z důvodu probíhajícího sporu nebo právního nároku.

Klientský účet a profil psa – po dobu existence klientského účtu. Pokud účet není dlouhodobě používán, můžeme jej spolu s údaji, které již nepotřebujeme z jiného právního důvodu, odstranit po 3 letech od poslední rezervace.

GPS, fotografie a reporty – mohou být uchovávány v historii klientského účtu po dobu jeho aktivního používání, nejdéle zpravidla 3 roky od poslední služby, pokud zákazník nepožádá o jejich dřívější odstranění a neexistuje jiný důvod pro jejich další uchování.

Přístupové údaje do domácnosti – pouze po dobu, kdy jsou potřebné pro poskytování služby. Pokud zákazník ukončí pravidelné používání služby nebo odvolá oprávnění k přístupu, údaje odstraníme bez zbytečného odkladu, pokud je nepotřebujeme z jiného zákonného důvodu.

Bezpečnostní a přihlašovací logy – zpravidla po dobu nejvýše 90 dnů, není-li jejich další uchování nezbytné pro řešení bezpečnostního incidentu nebo ochranu právních nároků.

Účetní doklady – uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.

Reklamace a spory – po dobu nezbytnou k jejich vyřízení a následně po dobu nutnou k ochraně právních nároků.

Po uplynutí retenční doby údaje odstraníme nebo anonymizujeme.

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření s cílem chránit osobní údaje zejména před:

• neoprávněným přístupem
• ztrátou
• zneužitím
• neoprávněnou změnou
• neoprávněným zveřejněním

Přístup k osobním údajům je omezen podle potřeby jednotlivých rolí. Zvláštní pozornost věnujeme údajům umožňujícím vstup do domácnosti, údajům zákaznického účtu a informacím o psovi, které mohou mít bezpečnostní význam.

V závislosti na konkrétních okolnostech máte podle GDPR zejména právo:

Na přístup – můžete požádat o informace, zda a jaké vaše osobní údaje zpracováváme.

Na opravu – můžete požádat o opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů. Část údajů můžete upravit také prostřednictvím klientského účtu.

Na výmaz – za podmínek stanovených GDPR můžete požádat o odstranění osobních údajů. Právo na výmaz není absolutní; některé údaje musíme nadále uchovávat například kvůli právní povinnosti nebo ochraně právních nároků.

Na omezení zpracování – v případech stanovených GDPR můžete požadovat omezení zpracování.

Na přenositelnost – pokud jsou splněny zákonné podmínky, můžete požádat o poskytnutí osobních údajů ve strukturovaném a strojově čitelném formátu.

Vznést námitku – pokud je zpracování založeno na oprávněném zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku.

Odvolat souhlas – pokud je určité zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Na žádost reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce, pokud nejsou splněny podmínky pro prodloužení.

Žádost můžete zaslat na:

• E-mail: tlapkavenku@gmail.com
• písemně: TLAPKA VENKU, Ostrava

Abychom zabránili neoprávněnému zpřístupnění údajů, můžeme před vyřízením žádosti přiměřeným způsobem ověřit totožnost žadatele.

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Kontaktní údaje a aktuální způsob podání jsou dostupné na oficiálních stránkách ÚOOÚ.

Před podáním stížnosti budeme rádi, pokud se nejprve obrátíte přímo na nás a umožníte nám situaci vyřešit.

TLAPKA VENKU neprovádí rozhodování, které by bylo založeno výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů a mělo pro zákazníka právní nebo obdobně významné účinky.

Automatické prvky webu mohou například:

• zobrazit dostupný termín
• ověřit lokalitu
• vypočítat cenu
• předvyplnit údaje

Nejde však o automatizované rozhodování ve smyslu vytváření právně významného profilu zákazníka.

Web může používat technické cookies nebo obdobné technologie nezbytné například pro:

• fungování rezervačního systému
• zabezpečení přihlášení
• udržení uživatelské relace
• ochranu formulářů
• zapamatování technických nastavení

Pro technické cookies nezbytné k fungování webu není vyžadován předchozí souhlas.

Marketingové cookies – Meta Pixel: se souhlasem (v EU/EHP) používáme měřicí kód společnosti Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram). Meta tak získá informace o vaší návštěvě webu (zobrazené stránky, odeslání rezervace nebo kontaktního formuláře, technické údaje prohlížeče, IP adresu a identifikátory cookies). Účelem je měření účinnosti našich reklam a jejich optimalizace. Kontaktní údaje, údaje o psech ani obsah zpráv Meta nepředáváme.

Právním základem je váš souhlas. Bez souhlasu se Meta Pixel nenačte. Souhlas můžete kdykoli odvolat přes odkaz „Nastavení cookies“ v patičce webu; odvolání platí okamžitě a nemá vliv na zákonnost zpracování před ním. Volbu i čas jejího udělení si ukládáme ve vašem prohlížeči.

Meta může údaje zpracovávat i mimo EU na základě standardních smluvních doložek nebo rámce EU–USA pro ochranu údajů; podrobnosti najdete v zásadách společnosti Meta.

Rezervační a provozní e-maily nejsou marketingem. Můžeme vám proto bez marketingového souhlasu zasílat například:

• potvrzení rezervace
• změny termínu
• ověřovací kód
• informace o platbě
• report po návštěvě
• důležité informace související s poskytovanou službou

Reklamní nebo obchodní sdělení budeme zasílat pouze tehdy, pokud pro ně máme odpovídající právní základ podle platných právních předpisů. Marketingový souhlas, pokud bude používán, nebude podmínkou objednání služby.

Osobní údaje zákazníků neprodáváme. Nepředáváme je třetím osobám k jejich vlastnímu marketingovému využití bez odpovídajícího právního důvodu.

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména pokud:

• změníme rozsah služeb
• přidáme nové funkce klientského účtu
• změníme technologické dodavatele
• změní se způsob zpracování osobních údajů
• vyžaduje to změna právních předpisů

Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webu TLAPKA VENKU. Pokud by změna významně ovlivňovala způsob, jakým již získané údaje používáme, zákazníky vhodným způsobem informujeme.

V případě dotazu ohledně ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:

• TLAPKA VENKU
• E-mail: tlapkavenku@gmail.com
• Telefon: +420 773 202 061
• Adresa: Ostrava